Konttorit ja toimistot

Toimistoympäristön suunnittelun lähtökohtana tulisi olla yrityksen ja työntekijän tarpeet. Hyvä toimistoympäristö parantaa tehokkuutta ja luovuutta. Huono ympäristö taas voi estää työnteon kokonaan. Aluksi olisi hyvä kartoittaa toimiston käyttäjät. Ketkä ovat vuorovaikutuksessa keskenään, paljonko työtilaa kukin tarvitsee, kuinka paljon on palavereita ja asiakaskäyntejä. Jos yritys haluaa panostaa hyvinvointiin, voi oikeanlaisella työympäristöllä olla huomattava positiivinen vaikutus. Yksi ja sama ratkaisu ei toimi kaikille työntekijöille, tarvitaan yksilöllisyyttä ja joustavuutta tilojen suhteen.

Toimistoympäristö ja ergonomia

Toimistoja on erilaisia. Toimisto voi tarkoittaa hyvin varusteltua ja ilmastoitua kokonaista rakennusta, toisaalta toimisto voi sijaita kaupan perällä pienessä takahuoneessa tai teollisuushallin nurkassa. Toimisto voi olla myös liikuteltava työpiste sairaalan osastoilla. Yleisimmin toimisto on selkeästi rajattu alue, työhuone tai seinillä erotettu avotilan osa.

Työhuoneen tulee olla tilavuudeltaan ja pinta-alaltaan riittävä. Siellä tulee olla riittävästi tilaa työn tekemistä ja sen vaatimaa liikkumista varten. Yleisesti yhden henkilön työhuoneen koko on noin 10-13 neliötä. Alle kymmenen neliön työhuoneita tulee suunnitella vain poikkeustilanteissa.

Työviihtyvyyden kannalta suositaan ikkunallisia työhuoneita. Työtiloissa tulisi suosia hillittyjä värejä, ei liian kirkkaita tai räikeitä värejä, mutta ei myöskään pelkkää valkoista.

Värien valinnassa ei ole kyse miellyttävyydestä vaan silmien sopeutumisesta. Hillityt värit auttavat silmien sopeutumista näköinformaation tulvassa.

Työpisteen sijoittelussa on hyvä huomioida seuraavia seikkoja:

  • Työpisteessä ollessaan työntekijä voi helposti katsetta nostamallaan näkemään koko työtilan
  • Työpiste on tarpeeksi rauhallinen, eikä työpisteen ohitse kulje esimerkiksi paljon ihmisiä
  • Työntekijän toiveet otetaan huomioon istumissuunnan suhteen
  • Erilaisille työtehtäville olisi oma tilansa, ei jatkuvaa siirtelemistä tai työpisteeltä nousemista
  • Työtuolille on varattu tarpeeksi liikkumatilaa. Istuminen ja nouseminen tulee sujua vaivatta.
  • Työpisteeseen ei tulisi aiheutua jatkuvaa vetoa
  • Avattavalle ikkunalle tai sälekaihtimille ulottuu helposti
  • Ikkunoista tuleva valo ei häikäise suoraan silmiin
  • Häiritsevää ääntä pitävät laitteet tulisi sijoittaa mahdollisimman etäälle
  • Salassapidettävät aineistot sijoitettava ei näkyvälle paikalle
  • Jos työpisteessä käy asiakkaita, heihin tulisi saada katsekontakti vaivatta
  • Liikkuminen työpisteeseen ja pois tulisi olla esteetöntä, kulkureitillä ei esteitä
  • Työntekijän on mahdollista paeta uhkatilanteesta

Valaistuksen tärkeys

Työpisteen valaistukseen on syytä kiinnittää huomiota. Oikeassa valaistuksessa työtä voi tehdä silmiä rasittamatta. Hyvä valaistus edistää nopeaa havainnointia ja antaa tunteen visuaalisesti miellyttävästä työympäristöstä. Valaistusta arvioidessa kiinnitetään huomiota valaistusvoimakkuuteen, valotiheyteen ja kontrastiin. Riittävä valoteho toimistotyössä on kesimäärin 500 luxia. Valaistuksen tulee olla tasainen ja heijastuksia sekä varjostuksia tulisi välttää.

Toimistotyössä eniten valitetaan tunkkaisesta ja kuivasta huoneilmasta. Työympäristön pölyisyys ja likaisuus koetaan haitaksi. Huono huoneilma aiheuttaa nenän ja silmien ärsytysoireita. Toimistotyössä huonelämpötilaksi suositellaan 21-22 celsiusastetta. Hyvä ilmankosteus talvisin olisi 35-45%. On tehty tutkimuksia, joiden perusteella työn tuottavuus laski kaksi prosenttia huoneilman lämpötilan noustessa yli 25 asteen.

Työympäristön melu harvoin uhkaa kuuloa toimistoympäristössä, mutta melulla on yllättävän suuri vaikutus työhön keskittymiseen ja viihtyvyyteen. Eniten työskentelyä haittaavaksi koetaan naapurityöpisteiden tai käytäviltä kantautuvat toisten puheäänet. Puheäänen häiriö koetaan haitaksi sen sisältämän tiedon vuoksi. Keskittyminen herpaantuu rekisteröidessä toisen keskustelua. Tutkimuksen mukaan tehokkaasta työajasta menee keskimäärin puoli tuntia hukkaan, jos äänihaitat ovat suuria.

Ergonominen työpiste mahdollistaa sujuvan työskentelyn ja ohjaa työntekijää mahdollisimman rentoihin ja oikeisiin työasentoihin. Vaikka toimistotyö on fyysisesti kevyttä, monet toimistotyöläiset kokevat epämukavuutta ja rasitusta, jotka johtuvat usein puutteellisista työoloista. Moni epäkohta olisi helposti vältettävissä kiinnittämällä huomiota työn ergonomiaan ja omiin työtapoihin. Ergonomialla tarkoitetaan ihmisen ja tekniikan välisen vuorovaikutuksen kehittämistä, tavoitteena terveys, turvallisuus ja järjestelmien tehokas käyttö.

Jatkuva päätetyöskentely asettaa haasteita liikuntaelimistölle ja näkökyvylle. Toimistotyössä ongelmia voivat aiheuttaa pitkäkestoinen paikallaan istuminen, samat pään ja käsien liikkeet, kumara asento, hankalat käsien asennot, tukematon selän asento, näkemiseen liittyvät ongelmat tai taukojen puute.

Säästöä yritykselle

Työergonomian huomioiminen vähentää tutkitusti sairauspoissaoloja sekä parantaa työtehoa. Työntekijän yksi sairauspoissaolopäivä maksaa yritykselle noin 350e. Ergonomiaan panostaminen tuo siis huomattavaa taloudellista säästö yritykselle.

Nykyään on tarjolla paljon erilaisia ergonomiatuotteita ja apuvälineitä. Toimistotyöhön soveltuvia ergonomiatuotteita ovat esimerkiksi säädettävä työpöytä, satulatuoli, aktivointilauta, seisontamatto, rullahiiri, ranne- ja kyynärtuki sekä jalkatuki. On olemassa asiantuntijoita koskien ergonomiaa. Yrityksillä on mahdollisuus tilata ergonomian asiantuntija työpaikalle antamaan vinkkejä ja kehitysideoita koskien juuri kyseistä työpaikkaa tai työpistettä.

Työpisteen suunnittelun lisäksi on tärkeää huolehtia aktiivisuudesta mahdollisuuksien mukaan. Työpäivään olisi tärkeää sisältää edes hieman liikkumista.